Hướng dẫn mail merge trong excel

     

Là một trong số những tính năng hỗ trợ người dùng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không thực sự phổ biến. Vậy mail merge là gì và phương pháp sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện ni như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chăm sử dụng để soạn thảo một thư điện tử dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người dùng gồm thể tạo ra nhiều bản sao của thư điện tử để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.

Bạn đang xem: Hướng dẫn mail merge trong excel

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin khác biệt cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung e-mail một phương pháp nhanh gọn nhất.

Mail merge vào word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng bao gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ góp bạn kết thúc mọi việc một biện pháp dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge vào excel là gì?

Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng tất cả thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá thể hóa cao mà không phải tốn vượt nhiều thời gian mang lại việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:

trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Vào dải ô tính bất kỳ phải bao gồm nội dung văn bản. Công thức để truy nã xuất dữ liệu tại ô tính cung cấp nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để gồm thể bắt đầu bí quyết dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word cùng excel sẽ gồm những thông tin sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy từng nội dung và nguồn dữ liệu cơ mà cũng cần phải bao gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra sản phẩm loại các thư điện tử khác biệt từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận thư điện tử Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư tất cả dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà người cần sử dụng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này còn có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word những văn bản gồm cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung nhưng mà bạn thấy trong những email bao gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã tất cả và chỉ thể hiện các nội dung rứa đổi khi người cần sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Xem thêm: Câu 20: Trình Bày Ngắn Gọn Về Phong Cách Thơ Của Tố Hữu ? Phong Cách Sáng Tác Của Tố Hữu Việt Bắc

Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một bí quyết hoàn chỉnh. Mặc dù nội dung cơ bản sẽ khác biệt tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để bao gồm cách tạo mail merge đến mình.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã gồm sẵn. Thời gian này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients
*
Click chuột vào ô use the current document Bước 3: tìm kiếm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
*
tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: thời điểm này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: sau khoản thời gian hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển nhỏ trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
*
Di chuyển nhỏ chuột tới vị trí cần chèn Bước 6: sau khi đã điền đầy đủ những thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối thuộc sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối cùng Bước 7: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc vượt trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel

Để tất cả thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để bao gồm thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng tất cả thể dễ dàng rứa đổi các thông tin dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ tên sang một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều khá phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này hơi giống với những dang mã được cần sử dụng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn yêu cầu đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vì đó, nếu bạn bao gồm tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị cầm đổi.

Xem thêm: Hướng Dẫn Tạo Chữ Ký Trong Outlook 2010 Mới Nhất 2020, Cách Tạo Chữ Ký Trong Outlook

Trên đây là một số phân chia sẻ của visalco.com.vnvisalco.com.vn về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách cần sử dụng mail merge cơ bản đến người dùng. Hy vọng qua bài bác viết, bạn sẽ biết được bí quyết thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh lẹ nhất phục vụ cho các công việc khác biệt của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở