Cách Link Dữ Liệu Từ Excel Sang Word

     

bạn đang phải làm thông báo để thân tặng một danh sách lớn nhân sự trong doanh nghiệp và ai đang loay hoay trù trừ làm cố kỉnh nào thay thế sửa chữa cho giải pháp làm thủ công bằng tay rất mất thời gian, cực kỳ nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện quá trình này một phương pháp nhanh nhất, tối ưu nhất cùng tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng còn nếu như không đọc nội dung bài viết này, các bạn sẽ vẫn phải làm bởi phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông tin hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất chất cố định và được gởi cho những người, thì bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay còn được gọi là trộn văn bạn dạng trong vận dụng microsoft word cơ mà bạn thường được sử dụng hàng ngày.Bạn đang xem: links dữ liệu trường đoản cú excel sang word sử dụng mail merge

nội dung bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương pháp trộn ngôn từ văn bạn dạng có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một cách nhanh nhất sẽ giúp đỡ bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải triển khai một cách bằng tay như được trình bày ở trên.

Bạn đang xem: Cách link dữ liệu từ excel sang word

Trộn thư (Mail Merge) là chức năng hữu ích vào Microsoft Word, kĩ năng này khiến cho bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán điển hình nổi bật được đưa ra ở đó là tạo các thông tin trả lương chậm rì rì tới từng nhân viên trong công ty.

vì vậy để triển khai trộn văn bạn dạng (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn cục nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần từ theo từng bước một sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file list nhân sự và file văn bản thông báo

như vậy để giải quyết và xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và nội dung của thông tin trả lừ đừ lương, file sót lại chứa danh sách của toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp mà chúng ta cần tạo nên và gửi mang đến họ được tàng trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi mẫu mã hai tệp tin này theo hình dưới đây:


*

Hình 1: chủng loại file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty


*

Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang lại nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng công dụng Mail Merger của word để bước đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, các bạn cần bảo đảm an toàn file excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty đã được đóng, lúc đó bạn mở file word đựng nội dung thông tin ra với kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần từ bỏ theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.


*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: lựa chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản

Ở cách này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương tự theo trang bị tự như hình minh họa bên dưới.


*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp theo sau bạn chọn thư mục cất file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường phù hợp này Uy để ngoài screen nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel đựng danh sách nhân viên (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.


*

Hình 5: Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)


Hình 6: lựa chọn File Excel cất danh sách nhân viên (tiếp)

4. Cách 4: Chọn những dòng đề xuất lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo 

Ở bước này, các bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần đưa vào file Word cơ mà thôi.

Xem thêm: Top 5 Những Ứng Dụng Nên Có Trên Android Hoàn Toàn Miễn Phí Mới Nhất 2021

Trong hành lang cửa số mới mở ra, bạn kích lựa chọn vào các ô ứng với trang bị tự 11, 12 nhằm hủy chọn bởi vì 2 cái này cất tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bước đầu từ số lắp thêm tự 1, bạn xem tựa như như hình bên dưới.

 

Hình 7: Chọn những dòng đề xuất lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo

Bạn chú ý các thương hiệu cột được hiển thị ứng với những số vật dụng tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với những cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình mẫu vẽ trên – những cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, thay thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ với tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào file word từ bỏ tên những trường dữ liệu này.

sau khoản thời gian thực hiện xong, chúng ta chọn Ok để hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong câu hỏi này Uy triển khai tuần từ như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước tự “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số đồ vật tự trong bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chú ý ở trên).

+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước trường đoản cú “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây chính là cột Họ với tên);

+ Làm tựa như cho việc chèn Lý vì chưng trả chậm rì rì lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn triển khai tương từ như hình dưới:


Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào văn bản file word

6. Cách 6: Hiển thị hiệu quả và dịch chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị hiệu quả trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã làm cho ở các bước trên, các bạn kích chuột vào hình tượng Preview Result (20), lúc đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên chúng ta kích chuột vào biểu tượng có số đồ vật tự 21, 22 như hình dưới.

Xem thêm: 1 Học Kỳ Đại Học Bao Nhiêu Tháng Và Một Học Kỳ Có Bao Nhiêu Tháng


Đến đây chúng ta hoàn toàn rất có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

bạn hãy tải file thực hành thực tế về trên đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – password giải nén: visalco.com.vn

các bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên visalco.com.vn nhằm tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi trao cho nhân viên qua đường mail mà không nhất thiết phải in phiên bản cứng với phát đến nhân viên.